1. Responsable y alcance
Vértice ERP es una plataforma empresarial para gestionar procesos administrativos y documentos tributarios. Esta política describe el tratamiento de información realizado en relación con el uso del servicio y sus integraciones autorizadas. Para consultas relacionadas con privacidad, escribe a info@vertice-erp.com.
Las empresas usuarias controlan los datos que incorporan al ERP. La identificación de la entidad jurídica operadora del servicio y las funciones contractuales de responsable o encargado del tratamiento deben constar también en la documentación comercial aplicable.
2. Información que tratamos
- Información de cuentas y acceso: identificadores de usuario, correo, roles, compañía y datos necesarios para administrar sesiones y permisos.
- Información administrativa y comercial registrada por usuarios autorizados, como clientes, proveedores, productos, documentos electrónicos, cobros, pagos y movimientos de inventario.
- Registros técnicos y de auditoría necesarios para la seguridad, operación y diagnóstico del servicio.
- Datos obtenidos mediante integraciones habilitadas expresamente por la compañía, entre ellas la conexión opcional con Gmail descrita a continuación.
3. Acceso a datos de Google Gmail
Cuando un usuario autorizado vincula una cuenta de Google con Vértice ERP, la aplicación solicita los permisos de identificación openid y email y acceso de solo lectura https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly. La autorización se realiza mediante Google OAuth 2.0: Vértice ERP no necesita conocer ni almacenar la contraseña de Gmail.
La aplicación puede consultar mensajes en la carpeta de correo configurada, incluyendo identificadores, remitentes, destinatarios, asuntos, fechas, cuerpos y adjuntos, para localizar y procesar comprobantes electrónicos. Esta capacidad de lectura puede incluir mensajes que no sean documentos tributarios; el procesamiento busca identificar archivos fiscales y validar su vinculación con la compañía autorizada.
Para los comprobantes importados o reconocidos como duplicados válidos, se mantienen los datos necesarios para recepción y trazabilidad, tales como metadatos del correo, información fiscal extraída de XML, referencias al documento y adjuntos XML y PDF asociados. Los mensajes ajenos a comprobantes válidos no se incorporan al registro administrativo de correos FEC por el proceso de recepción.
4. Finalidades y uso limitado de los datos de Google
Los datos de Gmail obtenidos con autorización se utilizan exclusivamente para habilitar la recepción y clasificación de documentos electrónicos, validar el receptor, identificar duplicados, asociar archivos y respaldar su consulta dentro de la empresa autorizada, además de mantener los controles técnicos indispensables para operar y proteger esta función.
La utilización de información recibida de las API de Google por Vértice ERP se ajustará a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado (Limited Use). No utilizamos estos datos para publicidad dirigida, comercialización de listas, perfiles publicitarios ni entrenamiento de modelos de inteligencia artificial. El acceso humano, cuando resulte necesario para soporte o seguridad, debe estar limitado a personal autorizado y a las condiciones permitidas por la política de Google.
5. Divulgación y proveedores
La información procesada se presenta a usuarios con los permisos correspondientes dentro de la compañía asociada. Podrían intervenir proveedores de infraestructura, alojamiento o servicios técnicos en la prestación del ERP, bajo controles y obligaciones contractuales aplicables. No se venden datos obtenidos de Google ni se comparten para publicidad. Cuando exista una obligación legal, la información podrá facilitarse a autoridades competentes conforme a la normativa aplicable.
6. Medidas de seguridad
La plataforma aplica controles de autenticación, autorización por compañía y permisos, separación de contextos empresariales y protección de las credenciales OAuth almacenadas. Se emplean comunicaciones HTTPS y prácticas de control de acceso para reducir los riesgos de acceso o divulgación no autorizados. Ninguna medida elimina por completo los riesgos inherentes a los sistemas conectados a Internet.
7. Conservación, desconexión y eliminación
Los documentos tributarios y sus registros asociados se conservan según la finalidad de la prestación del servicio, los acuerdos aplicables y las obligaciones legales o fiscales de conservación. La duración concreta de cada categoría y los procedimientos de eliminación se establecen conforme a la relación con la compañía y a las exigencias normativas aplicables.
Las cuentas Gmail conectadas pueden desconectarse desde la configuración de la integración cuando la persona usuaria dispone de permisos para hacerlo; el proceso de desconexión revoca la autorización cuando el proveedor lo permite y deja de utilizar los tokens de acceso de esa conexión. También se puede retirar el acceso desde la configuración de la cuenta Google. La desconexión no implica necesariamente la eliminación automática de facturas y registros tributarios ya incorporados: para solicitar la eliminación de datos que legalmente puedan suprimirse, escribe a info@vertice-erp.com.
8. Consultas y derechos
Para solicitar información, acceso, rectificación o eliminación cuando corresponda, o consultar el tratamiento de datos personales, escribe a info@vertice-erp.com. Podremos requerir la verificación razonable de identidad y de facultades respecto de la empresa correspondiente antes de tramitar una solicitud.
9. Cambios a esta política
Esta política podrá actualizarse para reflejar modificaciones del servicio, nuevas integraciones o exigencias legales. Los cambios sustanciales sobre el uso de datos de Google requerirán los avisos y consentimientos adicionales que correspondan antes de aplicar nuevas finalidades.
El texto debe revisarse antes de su publicación final junto con las condiciones contractuales, la identidad jurídica de la empresa operadora y los plazos efectivos de conservación.